Como planejar um evento de jantar de gala: a lista de verificação final

Planejamento De Festas

Gosto de ajudar as pessoas a planejar e se preparar para seus grandes eventos e festas.

Com a preparação adequada, seu evento de angariação de fundos pode ser um sucesso estrondoso.

O que é um Jantar de Gala?

Um evento de jantar de gala é tipicamente uma festa semiformal para adultos que apresenta jantar, dança e um leilão ou sorteio. Normalmente, uma festa de gala é organizada por uma organização – geralmente sem fins lucrativos – com o objetivo de alimentar e entreter seus doadores e constituintes e arrecadar dinheiro para sua organização em um ambiente social.

Em um mundo perfeito, planejar um evento de angariação de fundos ou jantar de gala seria muito fácil. Patrocinadores generosos pagariam por toda a sua comida, entretenimento e acomodações, enquanto seus convidados estariam mais do que ansiosos para licitar itens de leilão e doar para sua causa. Infelizmente, planejar um evento de gala no mundo real envolve um pouco de preparação. Para planejar um jantar de gala perfeito, você precisará buscar patrocínio e voluntários, criar um tema e convites e reservar comida e entretenimento. Executar essas etapas de forma eficaz pode fazer maravilhas. Este artigo descreve alguns passos e necessidades importantes que são cruciais para um planejamento de gala adequado.

Lista de verificação de planejamento de gala de 12 etapas

Descreva seu propósito
Analisar custos
Estabeleça um preço de ingresso
Escolha seus métodos de captação de recursos
Adquirir patrocínio
Escolha um local
Determine qual será o seu tema
Faça preparações de alimentos e bebidas
Crie seus convites
Planeje atividades e reserve entretenimento
Decore seu local
Busque Voluntários

1. Descreva seu propósito

Saber o que você pretende alcançar com seu evento ajudará você e sua equipe a planejar adequadamente. O custo de planejar uma festa de angariação de fundos pode ser extremamente alto, por isso será importante reunir apoio para sua causa e despertar o interesse da comunidade.

A primeira etapa do processo de planejamento deve ser definir uma meta para sua organização, determinar quem/o que se beneficiará da angariação de fundos e definir o que os convidados podem esperar apoiar com seus lances e doações de leilão.

Antes de reservar um local e entretenimento, você deve definir o objetivo do seu evento e criar um orçamento.

Kelly Sikkema via Unsplash

2. Analisar Custos

Antes que o processo de planejamento realmente comece, sua organização deve determinar a quantidade de capital inicial disponível. O cronograma de planejamento da gala será diferente dependendo do evento, mas as taxas comuns incluem alimentos, bebidas, aluguel do local, publicidade, equipamento audiovisual, itens para leilão e outras despesas.

Manter o controle de quanto dinheiro você gasta e quanto você precisará para obter lucro é um componente essencial para criar um orçamento preciso. Afinal, o propósito de uma festa de gala é arrecadar dinheiro – não gastá-lo! Dito isto, é claro que você terá que gastar uma quantia significativa antecipadamente para planejar e lançar seu evento de arrecadação de fundos. Se tudo correr bem, você cobrirá seus custos e terá muitos fundos novos sobrando para sua causa.

3. Estabeleça um preço de ingresso

Depois de determinar o número de convidados que deseja participar, defina um preço para cada ingresso. A localização, o menu e o custo do evento devem ser considerados ao determinar o preço da entrada. Além dos ingressos regulares, certifique-se de oferecer um número limitado de passes VIP disponíveis a um preço mais alto para oferecer vantagens especiais aos participantes VIP durante o evento. Vender ingressos é uma ótima maneira de arrecadar dinheiro adicional para sua causa.

4. Escolha seus métodos de captação de recursos

Planejar um evento de gala gira principalmente em torno de arrecadar dinheiro, então considere uma variedade de métodos de angariação de fundos. Os apoiadores da sua organização ficarão felizes em doar dinheiro, mas também é útil implementar outras atividades para os convidados participarem. Algumas maneiras de arrecadar fundos adicionais incluem realizar uma rifa ou leilão silencioso, vender bebidas, vender oportunidades de publicidade e dividir as vendas com empresas de apoio. Certifique-se de pensar no maior número possível de ideias para arrecadar dinheiro para a organização ou para fazer com que seu jantar de gala esteja apoiando.

5. Adquirir patrocínio

A menos que sua organização tenha uma quantidade enorme de capital inicial, seu evento provavelmente exigirá o apoio de patrocinadores. Ao oferecer publicidade e outras vantagens a determinadas empresas, você poderá obter os itens necessários a um preço acessível.

Entrar em contato com os patrocinadores exigirá que você use todas as partes de sua rede existente, forme relacionamentos comerciais de longo prazo e estabeleça uma simbiose com as organizações participantes. Os restaurantes locais podem oferecer um local barato ou gratuito para realizar seu evento e fornecer alimentos e bebidas aos seus convidados. O entretenimento também pode ser patrocinado, seja na forma de artistas locais apresentando uma taxa com desconto ou atos maiores pagos por seus patrocinadores. Se você planeja agendar atividades como sorteios ou leilões, os patrocinadores também podem doar prêmios para o seu evento.

O local escolhido deve depender do número de convidados que você está convidando, do seu tema e dos tipos de entretenimento que você planeja apresentar.

6. Escolha um Local

Seu local desempenhará um papel importante em seu processo de planejamento, por isso é importante que você pesquise as opções cuidadosamente e opte por um bom local que possa acomodar confortavelmente seu público máximo, incluindo entretenimento e fornecedores de refeições.

O ambiente deve ser elegante e permitir que as pessoas socializem livremente. Se o seu local estiver sendo doado, pode ser necessário um pouco de planejamento para atender às suas necessidades, portanto, considere cuidadosamente quaisquer ajustes que você possa precisar fazer antes de decorar. Suas decorações devem combinar com o que os convidados estão vestindo e seu tema.

7. Determine qual será o seu tema

Um tema criativo para o seu evento de gala proporciona uma atmosfera única para os seus convidados. Seja broadway, medieval, baile de máscaras, natal, náutico ou qualquer outra coisa, um tema pode ajudar na seleção do menu, decoração, atividades planejadas e código de vestimenta.

Ao planejar um evento temático, é importante certificar-se de que suas decorações, peças centrais e entretenimento se encaixam corretamente. Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com uma organização familiarizada com eventos temáticos para garantir a apresentação correta.

Certifique-se de disponibilizar uma variedade de pratos para seus convidados, pois alguns participantes provavelmente serão veganos, vegetarianos, intolerantes ao glúten ou à lactose, etc.

8. Faça preparações de alimentos e bebidas

Faça compras e entre em contato com vários serviços de catering, restaurantes e outros estabelecimentos para ver se eles podem acomodar seus convidados. Considere se você quer ter uma barra de dinheiro ou open bar e prepare um menu que tenha opções vegetarianas e sem glúten.

Seu cardápio deve ser diversificado e o que servir no jantar de gala dependerá da natureza do seu evento, do tema escolhido e do orçamento da sua organização. Você também pode considerar personalizar seus copos para causar uma impressão extra especial em seus clientes.

9. Crie seus convites

Seu convite será a primeira coisa que os potenciais convidados verão, então criar um convite memorável é um passo importante no planejamento do seu evento. Elaborar um bom convite requer informações precisas e uma apresentação que chame a atenção.

Inclua informações como data, horário, local e formalidade, além de detalhes importantes, como quem será beneficiado com o evento, o tema escolhido e as atividades planejadas. O arte de escrever convites de gala permite que você seja criativo, mas também é importante que seu tom reflita a formalidade do evento.

10. Planeje atividades e reserve entretenimento

O planejamento de um jantar de gala bem-sucedido envolve a reserva de entretenimento e atividades apropriadas destinadas a arrecadar dinheiro. Entre em contato com locais locais e informe-se sobre possíveis apresentações ao vivo, bem como possíveis itens a serem doados para uma rifa ou leilão silencioso. Certifique-se de encontrar formas de entretenimento que combinem com o seu tema e que os convidados achem atraentes e apropriados.

11. Decore seu local

Uma das etapas finais que você tomará na preparação do seu jantar de gala é decorar o local. Escolha cores complementares ousadas e decore para combinar com o tema escolhido. Use peças centrais, obras de arte e adereços exclusivos para criar um ambiente visualmente deslumbrante para seus convidados e dar ao seu evento um ambiente festivo.

Devido à importância de apresentar um ambiente único, pode ser necessário contratar ajuda na decoração. Existe uma variedade de empresas para ajudar os organizadores de eventos a decorar locais de todas as formas e tamanhos de acordo com o tema e o esquema de cores. Muitos têm modelos e materiais disponíveis para uma ampla variedade de temas comuns de eventos.

12. Busque Voluntários

Depois que tudo estiver planejado, você precisará encontrar pessoas para ajudar a montar e manter o evento. Usando sua rede e recursos dentro e fora da organização, encontre voluntários para ajudar a receber os convidados, acomodar as pessoas, servir comida e ajudar a garantir que a noite corra bem.

Boa sorte!

Um jantar de gala bem-sucedido é uma das melhores maneiras de obter apoio para sua organização, mas também requer muito planejamento e preparação. Garantir que tudo esteja em ordem antes da chegada de um único convidado ajudará a noite a fluir sem problemas e apresentar sua organização de maneira profissional. As angariações de fundos são essenciais para o crescimento de qualquer empresa ou organização sem fins lucrativos, e a gestão eficaz de cada etapa é a chave para uma noite memorável.

Este conteúdo é preciso e fiel ao melhor conhecimento do autor e não pretende substituir o aconselhamento formal e individualizado de um profissional qualificado.