Dicas e ideias para planejar um jantar de gala para angariação de fundos

Planejamento De Festas

Gosto de ajudar as pessoas a planejar e se preparar para seus grandes eventos e festas.

Arrecadar dinheiro para uma organização sem fins lucrativos requer muito apoio e depende muito de angariadores de fundos. Criar conscientização e destacar a importância de sua organização requer planejamento cuidadoso, consideração e, muitas vezes, um orçamento rigoroso. O fato de que a maior parte do dinheiro para uma organização sem fins lucrativos vem de doações e outras formas de apoio externo significa que todo jantar de gala deve ser planejado com todos os detalhes em mente. Aqui estão algumas maneiras de agilizar o processo de planejamento e criar um ambiente acolhedor para seus apoiadores.

Designar Comitês

Uma das chaves para planejar uma angariação de fundos de gala é garantir que cada elemento seja cuidadosamente examinado. A divisão de cada tarefa individual em comitês de planejamento menores permite que cada aspecto seja gerenciado adequadamente e oferece uma abordagem mais focada. Cada comitê terá sua própria agenda, mas é importante estabelecer comunicação entre cada grupo ao longo de todo o processo de planejamento. Organize um comitê para as seguintes áreas e maximize o sucesso de sua campanha de arrecadação de fundos.

Convites

Uma declaração clara do propósito de sua angariação de fundos de gala é a melhor maneira de encontrar apoio para sua causa. Cada convite deve possuir um senso de personalização e definir claramente o objetivo do evento. Escrevendo convites para um jantar de gala é uma arte com a qual é importante se familiarizar. As informações devem incluir a data, hora, local, preço do evento e endereço de RSVP. Ao escrever e redigir os convites, aqui estão 7 coisas a ter em mente.

Dicas para escrever convites de gala

1. Indique claramente o objetivo da sua campanha de arrecadação de fundos e quem se beneficiará dela.
2. Inclua detalhes sobre comida e bebida, como a que horas o jantar será servido, se as bebidas serão servidas ou não e se incluirá um bar aberto ou de dinheiro.
3. Informe os convidados sobre a formalidade do evento. Se a angariação de fundos de gala for black tie, certifique-se de incluir essa informação.
4. Se o evento for realizado em um local com o qual os convidados podem não estar familiarizados, certifique-se de incluir as instruções.
5. Destaque o tema da festa de angariação de fundos, se tiver escolhido um.
6. Liste todas as atrações exclusivas que podem ajudar a atrair apoiadores.
7. Um cartão de resposta deve ser incluído e deve ser deixado espaço para o nome e forma de pagamento, se aplicável.

Entretenimento

Os eventos de angariação de fundos de gala são concebidos com os negócios em mente, mas também oferecem diversão e relaxamento. Música ao vivo, shows de palco e outros eventos criam um ambiente único e confortável para seus convidados. Seja algo tão simples como uma banda ao vivo ou tão extravagante quanto uma produção temática, a adição de entretenimento ao vivo manterá seus convidados envolvidos durante sua angariação de fundos. Se você escolheu um tema, certifique-se de reservar atos ou escolher formas de entretenimento que o complementem.

Atividades

A angariação de fundos tem tudo a ver com a geração de capital para uma boa causa. Às vezes pode ser difícil arrecadar dinheiro, mas alguns eventos permitem formas divertidas e recompensadoras de gerar renda. Leilões, sorteios e outras atividades podem ser planejadas e são capazes de oferecer uma maneira envolvente de coletar doações e oferecer aos convidados algo para comemorar o evento. Algumas ideias para um evento de gala de angariação de fundos incluem:

• Sorteio
• Venda de bolos
• Lava-jato
• Noite do Cassino
• Torneio de golfe beneficente
• Noite de Bingo

RP/Marketing

O sucesso de qualquer evento de gala depende da divulgação da sua causa. Uma equipe de marketing e relações públicas bem-sucedida pode gerar patrocinadores e apoio para sua causa. Ajude a sua campanha de arrecadação de fundos de gala a atingir todo o seu potencial trabalhando com aqueles que estão interessados ​​e têm a capacidade de ajudar a promover sua causa. Aqui estão algumas maneiras eficazes de alcançar apoiadores em potencial:

Dicas de publicidade

• Use sites de mídia social gratuitos para divulgar sua organização e se comunicar com aqueles que a apoiam.
• Entre em contato com o jornal local e peça que adicionem seu evento ao calendário de eventos.
• Destaque o evento em seu blog. Se você ainda não tem um blog para sua organização, comece um para manter as pessoas informadas sobre o que sua empresa pretende realizar.
• Entre em contato com outros blogs e organizações que apóiam sua causa ou que tenham objetivos semelhantes e pergunte se eles farão links para ou promoverão seu evento.
• Crie folhetos visualmente impressionantes e distribua-os para empresas locais.
• Envie comunicados à imprensa para jornais e revistas locais destacando sua organização e sua angariação de fundos de gala.

Decorações

Criar um ambiente único para sua angariação de fundos de gala é uma obrigação. Seja um tema de angariação de fundos comumente usado ou sua própria criação, as decorações elegantes proporcionam um ambiente agradável para todos os envolvidos. Cada angariação de fundos de gala é uma experiência única e cada decoração deve refletir uma sensação de intimidade e ajudar a construir um ambiente memorável.

Um exemplo de angariação de fundos temática pode ser uma noite em Las Vegas ou no casino. Suas decorações podem incluir uma entrada de Las Vegas, peças centrais de jogos de salão, mesas de cartas e um esquema de cores que se pode encontrar em um cassino. As atividades incluem jogos de azar e prêmios que os convidados sortudos têm a chance de ganhar. A criação de um ambiente único fornece aos hóspedes entretenimento e um ambiente bonito, ao mesmo tempo em que arrecada dinheiro para sua organização.

Patrocínio

Planejar um evento de gala de alto nível requer muito capital. Para planejar cada evento perfeitamente, seu evento provavelmente exigirá patrocínio. Para angariar apoio para a sua causa é preciso muito networking e relações comerciais sólidas, e ter um comitê dedicado a essa tarefa é absolutamente essencial para produzir o melhor jantar de gala . Aqui estão algumas dicas para ganhar patrocínio para o seu evento:

Como encontrar e manter patrocinadores

• Construa uma rede forte: Parceiros, funcionários, membros do conselho e outros indivíduos intimamente ligados à sua organização podem apresentá-lo a possíveis patrocinadores e ajudar a expandir ainda mais sua rede.
• Realizar pesquisas: Existem inúmeras áreas onde o patrocínio pode ser obtido, e há uma grande variedade de empresas interessadas. Descubra quais empresas estão recrutando patrocínio e veja se elas se encaixam na sua organização.
• Entre em contato com a mídia local: Jornais e estações de rádio locais estão ansiosos para se envolver em sua comunidade e podem oferecer publicidade gratuita e também podem estar dispostos a doar para seu evento.
• Forneça benefícios aos patrocinadores: forneça recompensas aos seus patrocinadores para mostrar seu apreço pelo apoio deles. Passes VIP, publicidade de sua empresa, links para seu site e outras vantagens fornecem aos patrocinadores um incentivo para apoiar sua organização e maneiras de construir um relacionamento comercial de longo prazo.
• Construir relacionamentos duradouros: Trabalhar com patrocinadores e criar um relacionamento mutuamente benéfico é uma ótima maneira de garantir que eles continuem apoiando sua organização. Continue a se comunicar com os representantes de seus patrocinadores e certifique-se de que as necessidades deles sejam atendidas, assim como as suas.

Obrigado

Uma ótima maneira de manter sua empresa fresca na mente dos convidados e mostrar sua gratidão é enviar notas de agradecimento a cada participante e convidado em sua angariação de fundos de gala. Este sinal de apreço mostra aos hóspedes que você está interessado em um relacionamento duradouro e que sua contribuição não passou despercebida.

Arrecadar dinheiro para uma organização sem fins lucrativos depende muito de construir confiança e convencer os hóspedes de que vale a pena doar sua causa. Jantares de gala para angariação de fundos são a maneira perfeita de expandir sua rede e angariar apoio para sua organização. O foco cuidadoso em cada aspecto do processo de planejamento garante que nenhum detalhe seja esquecido. Um jantar de gala confortável e divertido para angariar fundos deixará os doadores à vontade e abrirá suas mentes (e carteiras) para sua causa.

Recursos adicionais

Idéias de angariação de fundos bem-sucedidas: coletadas por Kathy La Plante - Uma lista de 35 ideias sólidas para um evento de gala de angariação de fundos.

Dicas para criar uma festa de angariação de fundos pela primeira vez - Da Crônica da Filantropia.

Livros para ajudar a planejar um evento de arrecadação de fundos - Alguns livros úteis para as organizações usarem ao planejar seus eventos de angariação de fundos.

10 hábitos de angariadores de fundos altamente bem sucedidos - Das muitas maneiras de arrecadar dinheiro para uma organização, uma coisa que Jen Johnson (Otis Fundraising) descobriu que todas elas têm em comum é que devem incluir esses dez hábitos de angariadores de fundos de grande sucesso.

Comentários

Jon D em 27 de junho de 2016:

O que acontece se você tiver uma hora antes do jantar de angariação de fundos e o bufê ainda não chegar ou atender o telefone?

Megan Austin em 21 de junho de 2016:

Dicas úteis para planejar um jantar de gala. Essas idéias são realmente úteis para quem está planejando um evento de jantar de gala. Obrigado pela sua informação.

Nancy Tate Hellams de Pendleton, SC em 29 de agosto de 2014:

Estou envolvido em muitos esforços de angariação de fundos, então isso será muito útil. Obrigado.

missal em 26 de fevereiro de 2013:

Você acertou em cada detalhe! Planejar uma angariação de fundos / gala pode ser uma tarefa bastante exigente, geesh!