Como planejar e organizar uma reunião de família

Planejamento De Festas

Ajudei a planejar uma grande reunião familiar de mais de 150 pessoas. Foi um grande sucesso!

O Clã Chua

Mais de 150 parentes compareceram à nossa reunião de família

Reuniões de família são uma fonte de alegria, especialmente quando você vem de um grande clã como eu. Embora tenhamos pequenas reuniões de vez em quando, o clã Chua maior decidiu organizar nossa primeira 'grande' reunião em junho de 2007. Com a presença de cerca de 160 parentes, o evento foi um sucesso. Abriu caminho para melhores relações, pois passamos a conhecer parentes que não víamos com frequência — ou, em alguns casos, nunca tínhamos visto antes.

Dica nº 1: Crie Comitês de Trabalho

Tivemos a sorte de ter muitas pessoas dispostas a contribuir e fazer parte de um comitê. Um bom planejamento foi a base para o sucesso do nosso reencontro. Se você tem um grupo pequeno ou grande, o planejamento é o primeiro passo para ter um evento organizado.

• Comitê de Planejamento e Direção : Supervisionou todo o processo. Certifique-se de que todos os itens de lembrança foram encomendados e entregues a tempo. Coordenado com o resort (o local) sobre as acomodações e arranjos logísticos.
• Comitê de Programa: Planejou as atividades e jogos. Coordenado com os artistas (para nosso show de talentos) e mestres de cerimônias/game masters designados.
• Comitê de Comunicação : Garantiu que todos fossem informados sobre os últimos desenvolvimentos do planejamento.
• Comitê de Finanças : Coordenado com o comitê diretivo para conhecer as despesas e fundos a serem arrecadados.
• Comissão de Registro: Cuidava dos IDs, fazendo check-in e coletando informações para o diretório do Chua Clan.
• Comitê de Memórias: Conduziu o concurso de logo-slogan, criou a árvore genealógica; coletou fotos e as salvou em DVDs.
• Comitê de Transporte: Garantiu que os parentes fossem devidamente transportados de e para cada local.

Boliche

Dica nº 2: Planeje atividades pré-reunião

Antes da data real da reunião, tivemos várias atividades pré-reunião. Espero que essas ideias possam estimular sua criatividade para criar atividades que se adequem à ideia de diversão do seu grupo.

• Concurso de perda de peso: Como os competidores estavam espalhados por todo o mundo, tivemos que pedir a todos que fossem honestos ao relatar seus pesos. Alcançar uma certa porcentagem (conforme acordado) do peso original da pessoa seria a base para o vencedor. Os preços foram doados por vários parentes. Quem não ganhou também teve que contribuir com uma certa quantia para pagar o vencedor.
• Concurso Logo-Slogan: Nomeamos uma pessoa para ser o coordenador deste concurso. Ele escolheu os jurados e os tornou anônimos até a revelação do vencedor. O logotipo e o slogan vencedores foram impressos em nossas camisetas, chaveiros e bolsas de souvenirs.
• Passeios e saídas: Organizamos alguns passeios pela cidade (tour pela cidade, passeios pelas ilhas), atividades esportivas como boliche e refeições em restaurantes nativos para os hóspedes de fora da cidade.

Viagem à Ilha de Olanggo

Dica nº 3: Planeje atividades de reunião

Como responsável pelo comitê de programa, eu tinha que elaborar um cronograma detalhado de atividades com antecedência. No próprio dia, postamos e distribuímos a programação para todos.

As atividades foram agrupadas em várias categorias:

Assembleia Geral: Durante este tempo, pudemos fazer o seguinte:

• Oração
• Jogos
• Apresentando nossos ancestrais e cada família
• Premiação dos vencedores dos concursos
• Show de talentos
• Sorteios
• Reconhecimento aos patrocinadores e comitês

Sessões de intervalo: Pequenos grupos para atividades de compartilhamento e conhecimento. Também tivemos exercícios matinais opcionais à beira-mar.

Companheirismo: Refeições e lanches eram um momento para se misturar e conversar uns com os outros.

Tempo livre: Também tivemos tempo onde as pessoas podiam nadar, brincar ou simplesmente descansar.

O logotipo vencedor do nosso reencontro

Dica #4: Cubra Todas as Bases

Regras da reunião: O comitê veio com certas regras para todos seguirem. As regras incluíam:

• Seja consciente do tempo
• Não deixe crianças pequenas e menores sem vigilância
• Esteja a salvo
• Não saia do grupo sem permissão
• Relate a doença imediatamente
• Sorria e aproveite as atividades
• Ninguém está autorizado a sair do local durante o programa de reunião

Preenchimento de fichas de informação/dados: Todos os participantes foram solicitados a preencher os formulários (informações vitais incluíam números de contato, aniversários e endereços).

Equipe médica: Reunimos os dentistas e médicos da família e nos certificamos de que todos os conhecessem. Eles prepararam kits de primeiros socorros e medicamentos para uso emergencial.

Sargento em Armas e Coordenadores de Grupos: Também designamos várias pessoas para garantir que as regras estivessem sendo seguidas. Os coordenadores de grupo garantiram que todos os membros de sua equipe estivessem presentes em cada atividade. Eles também lembraram sua equipe da programação.

Comitê de Memórias: Fotografias ou cobertura de vídeo, itens de lembrança, coleção de fotos armazenadas em DVDs ou boletim trimestral para manter um ao outro atualizado.

Meu reflexo

O sucesso do nosso reencontro dependeu de vários fatores. . . do planejamento à ação, à cooperação e participação de todos os demais. O que era realmente importante era o amor e a amizade que compartilhávamos. Uma reunião bem organizada pode ser vazia sem o amor que a iluminou e a tornou significativa.

Os solteiros do clã Chua

Ideias de jogos e atividades

• Jogos e atividades para sua reunião de família
  Uma reunião de família não seria a mesma sem os jogos e atividades para animar. Confira este artigo para ideias.

Comentários

Trsmd da Índia em 19 de fevereiro de 2012:

Esse tipo de assunto e reunião nunca foi ouvido aqui na Índia. Razão. Aqui toda a família vive em conjunto, eles nunca se separaram .. sempre que desejam estar disponíveis. Portanto, nada é necessário para o ReUnion. Obrigado por COMPARTILHAR :)

htodd dos Estados Unidos em 04 de dezembro de 2011:

Esta é realmente uma grande reunião... Obrigado por isso

Michelle Simtoco (autor) de Cebu, Filipinas em 25 de maio de 2009:

Olá prasetio, o planejamento é realmente necessário se você deseja um evento organizado. É muito, muito, muito importante. Hahaha Esp. se for um grupo grande. obrigada por ler e comentar.

prasetio30 de Malang-Indonésia em 25 de maio de 2009:

O reencontro é a melhor forma de conhecer nossa família que nunca se encontra, ou porque está distante. planejamento é o melhor para fazer um grande reencontro. belo centro.

Michelle Simtoco (autor) de Cebu, Filipinas em 09 de dezembro de 2008:

Foi uma grande reunião e queremos fazer de novo - talvez em alguns anos. Obrigado Dottie! :-)

Dottie1 de MA, EUA em 07 de dezembro de 2008:

Oi Michelle, eu realmente amo a ideia do slogan do logotipo impresso em suas camisetas. Vejo você lá na frente com sua camiseta da árvore genealógica e brincos. adorei seu hub :)

Michelle Simtoco (autor) de Cebu, Filipinas em 07 de dezembro de 2008:

Oi Dottie, na foto (de cima), sou a do lado direito. Na última foto, sou eu quem está na primeira fila, no meio, usando calça preta e brincos. LOL E sim, fui designado no comitê de programas. :-) Obrigado por ler este hub Sis.

Dottie1 de MA, EUA em 07 de dezembro de 2008:

Acabei de ouvir que você pode fazer uma viagem para visitar a família para uma reunião antes do final dos anos. Gostaria de saber se você está designado para algum dos comitês de trabalho. Devo acrescentar que parece muito divertido dançar na estrada com o clã Chua. Você está nessa foto? Gostei muito do seu hub.

Michelle Simtoco (autor) de Cebu, Filipinas em 22 de dezembro de 2007:

Olá Zsuzsy e Kenny! Obrigado pelo feedback. Estar em hubpages é como ter uma família também. Quem sabe um dia os hubbers possam se reencontrar?! hahaha Não seria ótimo?

Ashok Rajagopalan de Chennai em 21 de dezembro de 2007:

Somos uma grande família espalhada por toda parte e geralmente nos reunimos em casamentos ou no aniversário de 60 anos de alguém. Eu aprecio seus esforços mais organizados e compartilhar seus conselhos com aqueles que querem fazê-lo.

Que todas as famílias se reúnam e compartilhem seu amor! Deus te abençoe, Michele!

Abelha Zsuzsy de Ontário/Canadá em 18 de dezembro de 2007:

Ondulador! Eu sempre quis fazer parte de uma família enorme só para poder fazer reuniões como essa que você descreveu.

grande hub

cumprimentos Zsuzsy

Michelle Simtoco (autor) de Cebu, Filipinas em 16 de dezembro de 2007:

Seja bem-vindo :-) É grande! Você sabe que eu tenho uma tia que tem 2 anos? O irmão mais novo da minha avó acabou de ter outra filha há 2 anos. De casamentos a funerais e reuniões, somos sempre um número bastante grande. Escrever este me fez perceber a beleza de ter uma família grande. :-)

MrMarmelade de Sydney em 16 de dezembro de 2007:

Isso é ótimo.

Isso é incomum, recentemente participei de dois funerais em uma semana.

A primeira pessoa teve 185 pessoas presentes ao seu funeral e a segunda pessoa teve outras três além de mim.

Eles tinham quase a mesma idade. Eu conhecia um há 60 anos e o outro 40 anos,

em teoria eles teriam conhecido muitas pessoas em comum entre si

Agradeço por compartilhar sua grande família estendida